Odesílání e-mailů odběratelům

Jak to funguje

E-maily s doklady, upomínky a poděkování odcházejí z adresy Fakturobotu s vaším jménem. Když odběratel odpoví, odpověď přijde na váš e-mail pro odpovědi. Chcete, aby e-maily chodily přímo z vaší adresy? Nastavte Vlastní odesílatel e-mailů.

Všechno níže najdete v Nastavení → E-maily a upomínky, v části Odesílání a upomínky. Po změně klikněte na Uložit změny (nahoře nebo v liště dole).

Odesílatel a e-mail pro odpovědi

• Odesílatel – jméno, které odběratel uvidí v poště, např. název firmy.
• Email pro odpovědi – sem přijdou odpovědi odběratelů. Je to e-mail firmy z fakturačních údajů; když ho tady změníte, změní se i tam.

Po úhradě automaticky poděkovat

Odběratel dostane e-mail s poděkováním, jakmile je faktura zaplacená – ať ji označíte v aplikaci, zaplatí se přes API, nebo ji spáruje banka. Když jste poděkování už poslali ručně, znovu neodejde.

Po úhradě zálohy vystavit fakturu

Když odběratel zaplatí zálohovou fakturu celou, Fakturobot sám vystaví fakturu – daňový doklad (DUZP = den úhrady) a pošle ji odběrateli.

Posílat fakturu jako přílohu

Zapnuto: e-mail má PDF faktury v příloze. Vypnuto: e-mail obsahuje jen odkaz na fakturu. Odkaz vždy ukazuje aktuální verzi, takže po opravě faktury ji nemusíte posílat znovu.

Den předem upozornit na opakované faktury

Den předtím, než se vystaví opakované faktury, vám přijde přehled, které to budou. Přehled chodí na e-mail pro odpovědi.

Logo pro e-maily

E-maily mají nahoře logo vaší firmy. Klikněte na Nahrát logo , vyberte obrázek PNG nebo JPG, ořízněte ho a klikněte na Uložit změny. Logo odeberete tlačítkem Odebrat. Bez loga je v hlavičce e-mailu název firmy.

Krok za krokem

1. 1
   Otevřete Nastavení → E-maily a upomínky.
2. 2
   V Odesílání a upomínky vyplňte Odesílatel a Email pro odpovědi.
3. 3
   Zapněte přepínače, které chcete (poděkování, faktura ze zálohy, příloha, upozornění na opakované faktury).
4. 4
   Nahrajte Logo pro e-maily.
5. 5
   Klikněte na Uložit změny.

Časté potíže

• Odběratel odpovídá na adresu Fakturobotu – odpověď přijde na e-mail pro odpovědi. Zkontrolujte, že je vyplněný správně.
• E-maily končí ve spamu – nastavte vlastního odesílatele s ověřenými záznamy DNS, nebo požádejte odběratele, ať si adresu přidá do kontaktů.
• Logo se neuložilo – nahoře se ukáže hláška, proč (např. poškozený soubor). Vyberte obrázek znovu a po oříznutí potvrďte ořez.