Automatické upomínky

Jak to funguje

Upomínky hlídají splatnost za vás. Jednou za hodinu (od 8 hodin ráno) Fakturobot projde nezaplacené faktury a pošle, co je na řadě:

• upozornění na splatnost – přátelské připomenutí několik dní před splatností (šablona Blíží se splatnost),
• Upomínka – první e-mail několik dní po splatnosti, případně další opakování (Opakované upomínky).

Stav faktury se upomínkou nemění, zůstává „Po splatnosti“. Odeslanou upomínku uvidíte v historii faktury. Jakmile je faktura zaplacená (ručně, přes API nebo z banky), další upomínky už neodejdou.

Krok za krokem

1. 1
   Otevřete Nastavení → E-maily a upomínky.
2. 2
   V části Odesílání a upomínky vyberte Upozornit na splatnost předem, např. „3 dny předem“. Nechcete upozorňovat? Nechte „Neupozorňovat“.
3. 3
   Vyberte První upomínka po splatnosti, např. „3 dny po splatnosti“.
4. 4
   Klikněte na Uložit změny.

Upozornit na splatnost předem

Upozornění odejde jednou, v období od zvoleného dne do dne splatnosti. Používá šablonu e-mailu Blíží se splatnost. Upozornění se nezapisuje do historie faktury, najdete ho jen mezi odeslanými e-maily.

První upomínka po splatnosti

Upomínka odejde zvolený počet dní po splatnosti, nejpozději týden po tomto dni. Když upomínky zapnete poprvé, faktury dávno po splatnosti tak nedostanou upomínku všechny naráz. Ty upomeňte hromadně v seznamu faktur.

Upomínka používá šablonu e-mailu Upomínka. Upomínku, kterou jste poslali ručně, Fakturobot započítá a další se počítá od ní. K jedné faktuře odejde nejvýš jedna upomínka denně.

Kdo upomínku dostane

• jen běžné faktury a zálohové faktury (ne opravné doklady a šablony opakovaných faktur),
• jen nezaplacené,
• jen odběratelé s vyplněným e-mailem,
• jen odběratelé, kteří nemají v kontaktu zapnuté Vypnout upomínky.

Text upomínky

Znění upomínky i upozornění upravíte v Šablonách e-mailů níže na stejné stránce (Šablony e-mailů). Jednomu odběrateli můžete napsat vlastní text upomínky (Vlastní e-maily kontaktu).

Časté potíže

• Upomínka neodešla – zkontrolujte, že má odběratel e-mail, nemá vypnuté upomínky a faktura není zaplacená. Upomínky také potřebují funkci tarifu „Automatické upomínky“.
• Odběratel dostal upomínku, i když zaplatil – platba ještě nebyla ve Fakturobotu spárovaná. Spárujte ji v Banka a párování, nebo fakturu označte jako zaplacenou.
• Pole Vypnout upomínky u kontaktu nejde použít – nejdřív zapněte automatické upomínky v Nastavení.