Šablony e-mailů – vlastní text faktur, upomínek a pozvánek

Jak to funguje

Fakturobot posílá odběratelům e-maily s fakturou, upomínkou, připomenutím splatnosti, poděkováním za platbu, cenovou nabídkou, pokladním a daňovým dokladem. Nově pozvaní uživatelé dostanou pozvánku do firmy. Všechny mají výchozí znění; když vám nesedí, upravíte si ho.

Hlavičku s vaším logem, souhrn dokladu (částka, splatnost, účet, VS) s tlačítkem na doklad a patičku přidává Fakturobot sám. Upravujete text mezi nimi.

Krok za krokem

1. 1
   Otevřete Nastavení → E-maily a upomínky a sjeďte na Šablony e-mailů.
2. 2
   Klikněte na název e-mailu, nebo na jazyk v jeho řádku (výchozí = platí znění Fakturobotu, upraveno = vaše).
3. 3
   Upravte text přímo v náhledu e-mailu (dvojklikem na text). Bloky (Nadpis, Text, Tlačítko, Obrázek, Oddělovač, Dva sloupce) přetáhnete z panelu vpravo.
4. 4
   Proměnné – číslo dokladu, částku, splatnost, odkaz na doklad – vložte z kategorie Proměnné, nebo při psaní textu tlačítkem + Proměnná. Při odeslání se nahradí skutečnými údaji.
5. 5
   Tlačítkem Náhled uvidíte e-mail s ukázkovými údaji na počítači i na mobilu, Zkušební odeslání ho pošle na zadanou adresu (i neuložený).
6. 6
   Klikněte na Uložit . Nové e-maily půjdou s vaším zněním.

Jazyk e-mailu se řídí jazykem dokladu. Šablonu pro slovenské nebo anglické doklady upravíte po přepnutí jazyka nad editorem. Zpět na přehled se vrátíte tlačítkem E-maily a upomínky .

Logo v e-mailu

E-maily s doklady mají nahoře logo vaší firmy. Nahrajete ho v Nastavení → E-maily a upomínky v části Logo pro e-maily: klikněte na Nahrát logo, obrázek (PNG nebo JPG) ořízněte a klikněte na Uložit změny (lišta s tlačítkem je vidět dole na obrazovce). Uložené logo uvidíte i v editoru šablony a v náhledu. Bez loga je v e-mailu jen název firmy.

Vrátit na výchozí

U upravené šablony (štítek Vaše znění) je tlačítko Vrátit na výchozí. Smaže vaše úpravy a dál platí znění Fakturobotu (i jeho budoucí vylepšení).

Časté potíže

• Upravil jsem šablonu, ale odběratel dostal starý text. Kontakt může mít vlastní text e-mailu (detail kontaktu → → Vlastní e-maily, viz Vlastní e-maily kontaktu). Ten má přednost před šablonou. Smažte ho, pokud ho nepotřebujete.
• Text jsem změnil jen v okně Odeslat e-mailem. Úprava v okně platí jen pro ten jeden e-mail a odejde jako prostý text. Trvalou změnu udělejte v šabloně.
• Logo se po uložení neukázalo. Nahoře se ukáže hláška, proč se obrázek nepodařilo uložit (např. poškozený soubor). Vyberte obrázek znovu a po oříznutí potvrďte ořez.
• Proměnná se v e-mailu nenahradila. Proměnnou vkládejte z panelu, ne opsáním. U textu z jiného programu ji smažte a vložte znovu.

Související

• Odeslání faktury a úhrada
• Vzhled dokladů – šablona, barva, logo a podpis
• Odesílání e-mailů odběratelům
• Vlastní odesílatel e-mailů