Odeslání faktury e-mailem a úhrada

Jak to funguje

Z detailu faktury ji pošlete odběrateli e-mailem, označíte jako zaplacenou, nebo pošlete upomínku. Stejně se faktura chová, když ji odešle automatika (opakované faktury, upomínky, poděkování po úhradě) nebo napojený program přes API – e-mail vypadá vždy stejně a stejná jsou i pravidla.

Odeslání e-mailem

1. V detailu faktury klikněte na Odeslat (nebo v nabídce na Odeslat e-mailem).
2. Zkontrolujte příjemce, případně doplňte Kopie (víc adres oddělte čárkou).
3. Předmět a text se předvyplní z vaší šablony v Nastavení → E-maily a upomínky. Když šablonu nemáte, použije se výchozí text Fakturobotu.
4. Klikněte na Odeslat.

Fakturu, kterou jste poslali jinak (poštou, osobně), jen označíte odkazem Pouze označit za odeslanou.

V okně vidíte, jestli faktura odejde jako PDF v příloze, nebo jako Odkaz. To se mění v nastavení e-mailů přepínačem Posílat fakturu jako přílohu.

Kdo je odesílatel

E-mail odchází ze systémové adresy Fakturobotu a jako jméno odesílatele uvidí odběratel název vaší firmy. Když odběratel klikne na Odpovědět, odpověď přijde na e-mail vaší firmy z fakturačních údajů. Stejný e-mail je v Nastavení → E-maily a upomínky v poli Email pro odpovědi – změna na jednom místě se projeví i na druhém.

Ve vyšších tarifech můžete nastavit Vlastní odesílatel e-mailů – faktury pak chodí z vaší adresy (například fakturace@vasefirma.cz). Postup je v nastavení e-mailů.

Upomínka

U faktury po splatnosti je hlavní tlačítko Odeslat upomínku. V okně vidíte splatnost a datum poslední upomínky. Text se předvyplní ze šablony upomínky. Automatické upomínky nastavíte v Nastavení → E-maily a upomínky.

Úhrada

1. V detailu faktury klikněte na Zaplaceno (nebo v nabídce na Označit jako zaplacenou).
2. Vyberte Datum zaplacení: Dnes, V den splatnosti, nebo Jiné….
3. Chcete-li odběrateli poděkovat, nechte zaškrtnuté Poslat odběrateli poděkování za platbu a zkontrolujte text.
4. Klikněte na Uložit zaplacení.

• Uloží se celá zbývající částka. Platby z banky se párují i částečně: faktura pak ukazuje, kolik zbývá uhradit.
• Když se poděkování nepodaří odeslat, úhrada se neuloží – zkuste to znovu.
• Zaplacenou ani stornovanou fakturu znovu uhradit nejde. Zrušit zaplacení v nabídce vrátí fakturu mezi neuhrazené.
• Víc faktur najednou označíte v seznamu: zaškrtněte je a dole klikněte na Zaplaceno.

Časté potíže

• Tlačítka Zaplaceno nebo Odeslat chybí: vaše role ve firmě je nemá (např. Účetní – jen čtení). Stejně platí i pro přístup přes API.
• E-mail se nepodařilo odeslat: zkontrolujte adresu příjemce a kopie (neplatná adresa v kopii odeslání zastaví), pak to zkuste znovu.
• Odběratel e-mail nedostal: ať se podívá do spamu. Pošlete mu i veřejný odkaz faktury.
• Zrušit zaplacení chybí: faktura je uzamčená. Nejdřív ji odemkněte.