Vystavení faktury

Jak to funguje

Editor faktury má pět očíslovaných částí: Odběratel, Doklad a data, Položky, Platba a Texty a příloha. Vpravo je Živý náhled celé faktury ve zvolené šabloně a celková částka. Náhled se mění během psaní.

Většinu údajů nemusíte vyplňovat. Číslo, bankovní účet, měnu, jazyk, splatnost, sazbu DPH a texty Fakturobot předvyplní z nastavení firmy a z kontaktu odběratele. Upravit je můžete na každé faktuře zvlášť.

Krok za krokem

1. 1
   Klikněte vlevo nahoře na + Nová faktura (nebo stiskněte klávesu N).
2. 2
   V části Odběratel začněte psát název, IČ nebo e-mail a vyberte odběratele ze seznamu.
3. 3
   V části Doklad a data zkontrolujte Číslo, datum Vystavení, případně DUZP, a vyberte Splatnost.
4. 4
   V části Položky vyplňte Popis, Množství, jednotku a cenu. Další řádek přidáte tlačítkem + Přidat položku nebo klávesou Enter.
5. 5
   V části Platba zkontrolujte způsob platby a Bankovní účet.
6. 6
   Klikněte na Uložit a odeslat. Faktura se uloží a otevře se okno pro odeslání e-mailem. Když ji zatím posílat nechcete, klikněte na Uložit.

Odběratel

Odběratele hledáte podle názvu, IČ, DIČ nebo e-mailu. Pod jménem uvidíte, jestli je Spolehlivý plátce, nebo Nespolehlivý plátce DPH, a vpravo e-mail, na který faktura odejde. Když odběratel platí pozdě, ukáže se průměrné zpoždění („Platí průměrně 12 dní po splatnosti“).

Nového odběratele založíte bez opuštění faktury odkazem + Nový kontakt: zadejte IČ, klikněte na Načíst z ARES a potom na Uložit a vybrat. Rozpracovaná faktura zůstane, jak byla.

Číslo a řada

Číslo navrhne výchozí číselná řada. Jinou řadu vyberete odkazem Řada nad číslem. Volba Vlastní číslo dovolí napsat číslo ručně – taková faktura do řady nepatří.

DUZP

DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění) vidí jen plátci DPH a identifikované osoby. Fakturobot vás upozorní, když je od data vystavení víc než 15 dní, a takovou fakturu neuloží. Pravidla vysvětluje návod DUZP a lhůta pro vystavení faktury.

Splatnost

Vyberte 7, 14 dní nebo 30. Jiný počet dní zadáte po kliknutí na Jiná. Vedle nadpisu se ukáže datum splatnosti, které se dopočítá z data vystavení.

Variabilní symbol

Pod daty klikněte na Další: variabilní symbol, objednávka, štítky, sdílení do jiné firmy. Pole Var. symbol nechte prázdné – vytvoří se z čísla faktury (jen číslice). Vlastní symbol zadejte, jen když ho odběratel výslovně chce. Podle variabilního symbolu se párují platby z banky.

Ve stejné části vyplníte Číslo obj. (číslo objednávky odběratele) a přidáte Štítky tlačítkem + Štítek. Podle štítků pak filtrujete seznam faktur.

Sdílení do jiné firmy

Máte-li ve Fakturobotu víc firem, vyberte v poli Sdílení faktury firmu, ve které se faktura má také ukázat. Hodí se, když fakturujete vlastní druhé firmě.

Položky

• Kopírovat poslední fakturu převezme položky, účet, měnu, jazyk, splatnost a texty z poslední faktury stejného odběratele.
• Při psaní popisu Fakturobot nabízí položky, které jste už fakturovali.
• Plátci DPH vidí sloupec DPH %. Výchozí sazbu nastavíte ve Výchozích hodnotách.
• Řádek odeberete křížkem na jeho konci.

Sleva

Klikněte na + Sleva, napište procenta a klikněte na Přidat. Sleva se přidá jako samostatná položka se zápornou cenou.

Platba, měna a jazyk

V části Platba vyberete způsob platby (například převodem nebo hotově), Bankovní účet, Měnu, Jazyk faktury a Šablonu vzhledu. Nový účet přidáte odkazem + Nový účet. U cizí měny se ukáže kurz – viz návod Faktura v cizí měně.

Texty a příloha

Text před položkami faktury a Text v zápatí faktury se předvyplní z výchozích hodnot. K faktuře můžete přiložit soubor v poli Příloha (například výkaz práce). Pošle se s fakturou e-mailem a odběratel ho najde i na veřejném odkazu faktury.

Úprava vystavené faktury

V detailu faktury klikněte na Upravit. Každá úprava uloží novou verzi PDF, staré verze najdete pod tlačítkem PDF verze. Uzamčenou fakturu nejdřív odemkněte. Zaplacenou fakturu upravit jde, změna se projeví v nové verzi PDF.

Časté potíže

• Faktura dostala jiné číslo, než bylo v editoru. Mezitím vznikla v řadě jiná faktura. Číslo je i tak o jedna vyšší než poslední.
• Hláška u DUZP, že zákon to nedovoluje. DUZP je od data vystavení dál než 15 dní. Opravte datum.
• Nevidím sloupec DPH ani DUZP. Firma není v Fakturačních údajích označená jako plátce DPH.
• Uložit a odeslat chybí. Faktura je uzamčená, nebo vaše role fakturu upravovat nesmí.
• „Z čísla faktury nelze vytvořit variabilní symbol“. Číslo faktury nemá žádné číslice. Vyplňte Var. symbol ručně.
• Banka nepřijala variabilní symbol. Bankovní platby v Česku nesou nejvýš 10 číslic. Delší symbol banka zkrátí nebo nepřijme, proto volte číselnou řadu s kratším číslem.
• Tlačítko Uložit jako koncept je šedé. Koncepty faktur připravujeme.