Přechod z jiného fakturačního systému

Jak to funguje

Když přecházíte do Fakturobotu z jiného programu, nemusíte staré faktury přepisovat. Skoro každý fakturační program umí vydané faktury vyexportovat jako e-faktury ISDOC (český standard). Fakturobot z nich založí běžné faktury:

• s původními čísly faktur, nebo přečíslované vaší číselnou řadou – vyberete při nahrání,
• s odběrateli – kdo ještě není v kontaktech, toho přidáme,
• s položkami, sazbami DPH, daty, splatností, měnou a variabilním symbolem.

Načtené faktury jsou úplně běžné faktury: pošlete je e-mailem, stáhnete jako PDF, platby z banky se k nim spárují a objeví se v přehledech. Nikomu se samy neposílají.

Krok za krokem

1. 1
   V původním programu vyexportujte vydané faktury ve formátu ISDOC. Většinou dostanete jeden soubor ZIP. Jde nahrát i jeden soubor .isdoc, .isdocx nebo PDF s ISDOC.
2. 2
   Ve Fakturobotu otevřete Faktury, klikněte na Export a vyberte Načíst faktury z jiného systému (ISDOC).
3. 3
   Vyberte soubor a v poli Čísla faktur zvolte: - Ponechat původní čísla z archivu (výchozí) – faktury mají stejná čísla jako v původním programu, odběratelé je tak snadno dohledají; - Přečíslovat řadou … – faktury dostanou další čísla z vybrané číselné řady Fakturobotu (zálohové faktury z výchozí řady záloh). Původní číslo zůstane u faktury jako vlastní identifikátor a variabilní symbol se nemění, takže platby se spárují i podle starého VS.
4. 4
   Volbu Faktury po splatnosti označit jako zaplacené nechte zapnutou, pokud staré faktury máte zaplacené (e-faktura stav úhrady nenese).
5. 5
   Klikněte na Načíst faktury. Fakturobot archiv zkontroluje a začne zakládat faktury.
6. 6
   U velkého archivu se faktury zakládají po dávkách: klikejte na Pokračovat v načítání, dokud nic nečeká.
7. 7
   V tabulce uvidíte u každého dokladu výsledek. Číslo načtené faktury je odkaz na její detail; u přečíslovaných je pod ním i původní číslo.

Co se načte a co ne

• Načte se: faktura, zálohová faktura, opravný doklad (dobropis) a zjednodušený daňový doklad.
• Přeskočí se: doklady jiné firmy (jiné IČO dodavatele – přijaté faktury načtete v Nákladech tlačítkem Načíst e-fakturu), faktury, které už ve Fakturobotu máte (stejné číslo, u přečíslování stejné původní číslo), a daňové doklady k přijaté platbě.
• Přečíslování a faktura se stejným číslem: když už ve Fakturobotu máte fakturu se stejným číslem, jako má doklad v archivu, Fakturobot je porovná: - stejný odběratel (IČO) i částka → je to tatáž faktura a přeskočí se („Ve Fakturobotu už je faktura … se stejným odběratelem a částkou“), s odkazem Otevřít existující fakturu; - jiný odběratel nebo částka → doklad se načte s novým číslem a řádek je oranžový – k ověření. V poznámce je existující faktura (odběratel, částka) a odkazy na obě faktury. Počet „k ověření“ je i v souhrnu nahoře. Zkontrolujte, jestli nejde o duplicitu, a případně načtenou fakturu smažte.
• Opravný doklad se naváže na fakturu podle (původního) čísla. Nahrajte ho proto spolu s fakturou, ke které patří.

Limit tarifu

Faktury samotné se do žádného limitu nepočítají. Noví odběratelé se ale přidávají do kontaktů, a ty mají některé tarify omezené. Když by se noví odběratelé do limitu nevešli, import se celý zastaví a nenačte se nic. Nahoře uvidíte oranžový pruh s tím, kolik kontaktů tarif dovoluje, a tlačítko Vybrat tarif.

Časté potíže

• „V souboru není žádná e-faktura ISDOC“ – nahrajte export ve formátu ISDOC, ne PDF bez e-faktury nebo CSV.
• „Doklad vystavila jiná firma“ – v archivu jsou přijaté faktury, nebo má vaše firma v Nastavení jiné IČO než faktury. Zkontrolujte fakturační údaje.
• „Součet se liší od originálu“ – původní program zaokrouhloval jinak. Fakturu otevřete a zaokrouhlení zkontrolujte.
• Archiv je moc velký – nahrajte ho po částech (nejvýš 50 MB a 1000 dokladů najednou). Už načtené faktury se při dalším nahrání přeskočí.