Číselné řady – jak se čísluje faktura a další doklady

Jak to funguje

Číselná řada určuje, jak vypadá číslo dokladu (např. FV2026-0001) a jak jdou čísla za sebou. Každý druh dokladu má svou řadu: faktury, zálohové faktury, cenové nabídky, daňové doklady k platbě, pokladní doklady a náklady. Výchozí řada se u nového dokladu vybere sama.

Jak se číslo přiděluje

• Nový doklad dostane číslo o jedna vyšší než nejvyšší číslo řady v daném roce (nebo měsíci, pokud ho řada obsahuje). Čísla nikdy nepřeskakují.
• Číslo v editoru je návrh. Definitivní číslo dostane doklad až při uložení. Pokud mezitím někdo z vašeho týmu (nebo API či opakovaná faktura) vystavil doklad ve stejné řadě, dostanete následující číslo.
• Když smažete poslední doklad řady, jeho číslo dostane další nový doklad.
• Úprava dokladu jeho číslo nemění.

Krok za krokem

1. 1
   Otevřete Nastavení → Číselné řady.
2. 2
   Klikněte na + Nová řada.
3. 3
   Vyplňte Název řady a v poli Modul vyberte, pro jaké doklady řada je (faktury, zálohové faktury, nabídky…).
4. 4
   Poskládejte formát: Předpona (například FV), Oddělovač za předponou, Rok, Měsíc, Pozice data, Oddělovač data, Dokladů ročně (počet číslic), případně Přípona.
5. 5
   Vpravo v Živém náhledu uvidíte první číslo řady.
6. 6
   Chcete-li řadu používat jako hlavní, zapněte Výchozí řada pro zvolený modul.
7. 7
   Klikněte na Uložit řadu.

U řady, kterou chcete používat nejčastěji, můžete v seznamu kliknout na fajfku Nastavit jako výchozí. Řadu upravíte ikonou , smažete ikonou .

Začít na

Navazujete na jiný program? Do pole Začít na napište číslo, od kterého má řada pokračovat. Platí jen v prvním roce řady.

Řada opakované faktury

Řadu, kterou používá aktivní opakovaná faktura, nejde upravit ani smazat – v seznamu je u ní „používá opakovaná“. Změna formátu se projeví u dalšího vystaveného dokladu.

Vlastní číslo

V editoru faktury klikněte nad číslem na Řada a vyberte Vlastní číslo a číslo napište. Takový doklad do řady nepatří a pořadí řady neovlivní.

Kopie dokladu

Kopie dostane řadu původního dokladu. Pokud původní doklad měl vlastní číslo nebo jeho řada už neexistuje, dostane kopie výchozí řadu. Faktura k záloze dostane řadu faktur, ne řadu záloh.

Časté potíže

• Faktura dostala jiné číslo, než bylo v editoru. Mezi otevřením editoru a uložením vznikl v řadě jiný doklad (kolega, API, opakovaná faktura). Číslo je i tak o jedna vyšší než poslední doklad řady.
• Nový rok začal od 1. Řada s rokem v čísle začíná každý rok znovu. Začít na platí jen v prvním roce řady.
• Změnil(a) jsem počet číslic. Řada pokračuje od posledního čísla, jen s novým počtem číslic.
• Řadu nejde upravit ani smazat. Používá ji aktivní opakovaná faktura. V šabloně nastavte jinou řadu.
• Novou řadu nejde přidat. Váš tarif má omezený počet číselných řad. Podívejte se do Nastavení → Tarif a předplatné.